Adresy w dokumentacji określającej działalność firmy.

blog

Przedsiębiorca rejestrując pozarolniczą działalność gospodarczą jest zobligowany na mocy "Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 roku” do określenia adresów związanych z prowadzeniem biznesu. Adresy te uwidocznione są we wniosku o dokonanie wpisu  w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).

 Miejscem wykonywania działalności najczęściej jest siedziba firmy, czyli adres pod którym firma widnieje w ewidencji. Natomiast możliwe jest zgłoszenie siedziby firmy również w miejscu zamieszkania. Co więcej, literatura z tego zakresu określa siedzibę firmy jako miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Nic nie stoi na przeszkodzie aby przedsiębiorca prowadzący działalność wskazał jako siedzibę firmy adres inny niż miejsce zamieszkania. Może to być np. wynajęte biuro w którym jest prowadzona działalność. W takim przypadku miejsce zamieszkania jest odmienne od siedziby firmy. Jest to sytuacja zupełnie normalna, dopuszczona przez literę prawa.
 Decydując się na założenie biznesu oprócz adresu zamieszkania i siedziby firmy, przedsiębiorca musi także wskazać adres do korespondencji oraz adres przechowywania dokumentacji księgowej. Adresem do korespondencji może być siedziba firmy, miejsce zamieszkania właściciela, a także dowolnie wskazany adres (np. adres pełnomocnika). Podobnie sytuacja przedstawia się z adresem wskazującym na miejsce przechowywania dokumentacji księgowej. W tym przypadku ponadto może to być adres biura rachunkowego z którym biznesmen ma podpisaną umowę o prowadzenie dokumentacji księgowej.
 Należy pamiętać, że poszczególne adresy określają właściwość miejscową Urzędu Skarbowego w zakresie podatków. I tak podatek dochodowy (PIT) przedsiębiorca rozlicza we właściwym Urzędzie ze względu na swoje miejsce zamieszkania. Natomiast podatek od towarów   i usług VAT przedsiębiorca rozlicza w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, tj. siedziba firmy (główne miejsce prowadzenia działalności) jeśli jest ona inna niż adres zamieszkania. Dla przykładu: jeśli przedsiębiorca mieszka w Warszawie to płaci podatek dochodowy we właściwym dla swojego adresu zamieszkania Urzędzie Skarbowym w Warszawie. Natomiast jeśli siedziba (główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) tej samej firmy umiejscowiona jest w Olsztynie, to urzędem właściwym dla celów podatku od towarów i usług VAT będzie odpowiedni Urząd Skarbowy w Olsztynie. Adresem wystawcy na dokumentach sprzedaży generowanych przez przedsiębiorcę będzie wówczas adres siedziby (głównego miejsca prowadzenia działalności), w tym przypadku adres                w Olsztynie.
 W zakresie obowiązkowych ubezpieczeń społecznych odnalezienie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ułatwia wyszukiwarka oddziałów ZUS, która działa na podstawie wpisanego kodu miejscowości w której mieści się siedziba firmy. W celu ułatwienia prowadzenia działalności gospodarczej, poszczególnym oddziałom ZUS podległe są Inspektoraty, w których przedsiębiorca z uwagi na mniejszą odległość łatwiej wywiązuje się ze swoich obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

 Należy pamiętać, że zgłaszając pod określonym adresem główne miejsce prowadzenia działalności (siedziba firmy) przedsiębiorca musi mieć tytuł prawny do tego adresu. Tytułem prawnym może być: własność, akt przydziału mieszkania, umowa najmu czy umowa użyczenia danej nieruchomości. Urzędy rejestrując siedzibę firmy pod określonym adresem powinny weryfikować posiadanie przez przedsiębiorcę tytułu prawnego do nieruchomości, w której jest siedziba firmy. Działania takie powinny utrudniać funkcjonowanie nieuczciwych praktyk w obrocie gospodarczym. Z doświadczeń organów dokonujących rejestracji firm wynika, że jeśli działalność zgłaszana jest pod tym samym adresem, pod którym ma meldunek przedsiębiorca, to istnieje domniemanie posiadania przez właściciela firmy tytułu prawnego zgodnego z adresem zameldowania. W przypadku zgłoszenia siedziby w innym miejscu, powinno się posiadać dokument potwierdzający tytuł prawny do danego adresu.
 Przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą, musi również pamiętać o obowiązku aktualizacji wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie zmian poszczególnych adresów. Zmiana choćby jednego z adresów objętego informacją CEIDG sprawia, że właściciel firmy musi dokonać jego zaktualizowania w terminie do 7. dni od dnia                     w którym zmienił się choćby jeden z adresów. Aktualizacji dokonuje się na tym samym druku,   na którym przedsiębiorca rejestrował swój biznes w CEIDG. Aktualizacji można też dokonać elektronicznie za pomocą sieci internetowej.