Podatkowa księga przychodów i rozchodów – zasady ogólne jej prowadzenia.

Piątek, 24.07.2015

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – zasady ogólne jej prowadzenia.

 

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (dalej księga) jest ewidencją, która rejestruje przychody oraz koszty działalności gospodarczej. Jest ona „narzędziem” które służy do obliczenia dochodu rozumianego jako podstawa opodatkowania. Dochód ściśle wyliczony według obowiązujących zasad litery prawa jest dochodem, na podstawie którego obliczany jest podatek dochodowy. Należy więc stwierdzić, że zapisy w Podatkowej księdze przychodów i rozchodów odzwierciedlają tylko i wyłącznie przychody i koszty podatkowe, a nie ekonomiczne firmy. Dla przykładu wydatek związany z reprezentacją firmy, a w szczególności wydatek na napoje alkoholowe nie znajdzie się w Księdze, pomimo iż może on być związany z osiąganym przychodem, ponieważ Art.23, Ust.1, pkt 23 „Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych” z 26 lipca 1991 roku stanowi, że takie wydatki nie mogą być podatkowym kosztem uzyskania przychodów. Przykładów wydatków, które nie mogą znaleźć się w Podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszt podatkowy jest wiele. Pamiętać należy, że Księga tworzy dokumentacje księgową, podatkową a nie jest wiernym odzwierciedleniem sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

 

Szczegółowe zasady prowadzenia Księgi określone są w „Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów” z dnia 26 sierpnia 2003 roku. W przypadku wybrania opodatkowania na zasadach ogólnych podatkiem progresywnym lub linowym podatnicy są obowiązani założyć Księgę i niezbędne związane z nią ewidencje na dzień 1stycznia lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. W przypadku zmiany formy opodatkowania ze zryczałtowanego podatku dochodowego, przedsiębiorca jest zobowiązany w formie pisemnej zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania o założeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. W praktyce terminem tym jest 20 styczeń roku następującego po poprzednim roku w związku ze zmianą formy opodatkowania w podatku dochodowym. Jeśli działalność prowadzona jest w formie spółki, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy.

 

Obowiązek prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów dotyczy osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne, jeżeli osiągnięte przez nie przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 1.200.000 Euro. Przedsiębiorcy, którzy w 2014 r. uzyskali mniej niż 5.010.600,00 zł mogą w 2015 roku prowadzić Podatkową księgę przychodów i rozchodów. Przekroczenie tego przychodu w 2014 roku powoduje od 2015 roku założenie Księgi handlowej (pełna księgowość). Ponadto prowadzenie Księgi obowiązuje także: armatorów zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym, osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia, osób duchownych, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego, osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli same zgłoszą zamiar prowadzenia tej Księgi.

Wspomniane Rozporządzenie Ministra finansów definiuje pojęcia, które mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego prowadzenia Księgi. Zaznajomienie się z tymi pojęciami (Art.3 wymienionego rozporządzenia) pozwoli odpowiednio kwalifikować przychody i koszty działalności. Podatkowa księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie papierowej oraz elektronicznej. W przypadku, gdy prowadzenie księgi zostało powierzone dla biura rachunkowego, przedsiębiorca jest zobowiązany w ciągu 7. dni od podpisania umowy z biurem zawiadomić o tym fakcie właściwy urząd skarbowy.

 

Podatkowa księga przychodów i rozchodów posiada ściśle określony wzór zgodny z Rozporządzeniem Ministra finansów. Poszczególne kolumny Księgi oznaczają:

 

1. Zawiera liczbę porządkową. W praktyce dopuszczalne jest prowadzenie numeracji ciągłej, narastającej dla całego roku lub z podziałem na miesiące. Według tej numeracji opisuje się dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu.

2. Data zdarzenia gospodarczego, czyli data księgowania wydatku wynikająca z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu, zestawienia sprzedaży. Szczegółowe zasady i terminowość ewidencjonowania przychodów określona jest w „Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych” z dnia 26 lipca 1991 roku.

3. Numer dowodu, na podstawie którego dokonujemy wpisu.

4. W tej kolumnie wpisuje się dane podmiotu gospodarczego, z którym przeprowadzamy transakcję. W przypadku firmy - nazwę firmy, w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko. Kolumna ta może pozostać pusta w przypadku zapisów na podstawie sprzedaży bezrachunkowej.

5. Zawiera adresy kontrahentów, z którymi prowadzone są zdarzenia gospodarcze.

6. Opis zdarzenia gospodarczego – krótko i zwięźle określa istotę zdarzenia gospodarczego (np. zakup towaru handlowego, opłata rachunku telefonicznego, wynagrodzenia, sprzedaż usług itp.)

7. Ewidencjonuje wartość sprzedaży towarów handlowych i usług.

8. Pozostałe przychody np. odsetki od środków na rachunku bankowym, refundacje wynagrodzeń, dodatnie różnice kursowe lub przychody ze zbycia majątku firmy.

9. Sumuje kwoty kolumny 7 i 8 to jest łączne przychody.

10. Obejmuje wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów według ich cen zakupu.

11. Ujmuje koszty uboczne związane z zakupem np. koszty transportu, załadunku czy ubezpieczenia towaru podczas transportu.

12. Zawiera wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia księgowane są na list płac lub umów cywilnoprawnych pracowników.

13. Pozostałe koszty (wydatki), te które nie zostały ujęte w kolumnie 11 i 12. Będą nimi np. amortyzacja, czynsz, koszty transportu itp.

14. Łączne kwoty z kolumny 12 i 13 (suma wydatków)

15. Występuje jako kolumna wolna do nazwania przez przedsiębiorcę.

16. Określona jako Uwagi.

 

Podatkowa księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie miesięcznej lub kwartalnej. W takiej też częstotliwości przedsiębiorca opłaca zaliczki na podatek dochodowy. Wyboru formy rozliczenia miesięcznej lub kwartalnej dokonujemy wraz z wyborem opodatkowania rozpoczynając działalność lub do 20 stycznia roku następującego po roku zmieniając formę opodatkowania z ryczałtu na zasady ogólne. Pamiętać należy że oprócz zapisów odzwierciedlających poszczególne zdarzenia gospodarcze, wpisowi do księgi podlega również spis z natury (remanent). Do Księgi należy wpisać spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności lub na dzień 1.stycznia danego roku kalendarzowego (remanent początkowy), oraz spis z natury na dzień zakończenia działalności lub na dzień 31 grudnia danego roku kalendarzowego. Istotą rozliczenia remanentów jest tzw. zamknięcie roczne Księgi czyli ustalenie dochodu z działalności gospodarczej za rok kalendarzowy. Remanent końcowy (wartość niesprzedanych towarów handlowych, produktów, półwyrobów, produkcji niezakończonej) zmniejsza (koryguje) koszty danego roku do właściwej wysokości. Najkrócej mówiąc niesprzedany w trakcie roku kalendarzowego towar handlowy nie jest kosztem podatkowym danego roku. Będzie on kosztem podatkowym roku następnego w postaci remanentu na dzień 1.stycznia (remanent początkowy). Dopiero na podstawie rzetelnie prowadzonych zapisów i rozliczenia remanentów można ustalić dochód firmy, który będzie uwidoczniony w zeznaniu rocznym przedsiębiorcy. Dochodem jest nadwyżka przychodów nad kosztami ich uzyskania. W przypadku gdy przychody są niższe od poniesionych kosztów, przedsiębiorca poniósł stratę. Należy jednak pamiętać, że Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest narzędziem księgowym służącym do ustalenia podstawy obliczenia podatku dochodowego. Nie odzwierciedla pełnej sytuacji finansowej firmy, przez co przedsiębiorca będąc jednocześnie menadżerem swojej firmy nie może zapomnieć o dbaniu o pozostałe parametry swojej działalności takie jak chociażby analiza przepływów finansowych, analiza majątku firmy, analiza progu rentowności produktów itp. Dopiero nadzorowanie całokształtu funkcjonowania działalności daje gwarancję sukcesu, bo odpowiedni dochód wynikający z Podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest tylko jednym z elementów mówiącym o kondycji firmy.