Polityka prywatności / RODO

1. Zakres polityki

Polityka dotyczy w szczególności serwisów:

• biuroklienta.pl,
• meteoryt.pl,
• asystentonline.pl,
• asystentchmura.pl,
• meteoryt.com

oraz innych serwisów, w których Meteoryt Sp. z o.o. wskazana jest jako administrator danych.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Meteoryt Sp. z o.o., ul. Nowy Świat 54/56, 00-363 Warszawa, KRS 0000676644, NIP 7451848285, REGON 367213266.

W sprawach dotyczących danych osobowych i realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@meteoryt.pl lub listownie na adres siedziby.

3. Rola Meteoryt przy świadczeniu usług

Meteoryt jest administratorem danych przetwarzanych na potrzeby prowadzenia konta, zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń, obsługi zgłoszeń, zapewnienia bezpieczeństwa serwisów oraz własnej komunikacji z użytkownikami.

4. Zakres zbieranych danych

W zależności od wykorzystywanej usługi mogą być przetwarzane:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkownika lub klienta;
• dane niezbędne do założenia i obsługi konta;
• dane rozliczeniowe, księgowe i związane z płatnościami;
• treść korespondencji i zgłoszeń serwisowych;
• dane techniczne, takie jak adres IP, czas zdarzenia, informacje o urządzeniu, przeglądarce i logach systemowych;
• dane dobrowolnie wpisane w formularzach;
• dane zawarte w dokumentach przetwarzanych przez klienta w ramach usługi.

W przypadku integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) mogą być przetwarzane dokumenty wysyłane i odbierane, ich metadane, identyfikatory KSeF, identyfikatory operacji i sesji, daty, statusy, informacje służące generowaniu i weryfikacji kodów QR, dane uwierzytelniające niezbędne do komunikacji z KSeF, informacje związane z trybem offline oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru. Dane są przetwarzane w systemie Meteoryt/BiuroKlienta wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania wybranej przez klienta funkcji.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są konieczne do zawarcia lub wykonania umowy, założenia konta, udzielenia odpowiedzi albo wykonania obowiązku prawnego. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację danej czynności lub świadczenie usługi. Zgody marketingowe i zgody na niekonieczne pliki cookies są dobrowolne, a ich brak nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych funkcji serwisu.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• dostawcom hostingu, infrastruktury serwerowej, oprogramowania i usług IT;
• podmiotom świadczącym obsługę techniczną, księgową, prawną lub płatniczą;
• dostawcom usług komunikacyjnych wykorzystywanych do wysyłki wiadomości;
• operatorom zewnętrznych systemów, z którymi klient uruchomił integrację, w tym KSeF;
• organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i jego udokumentowanych poleceń.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Dane co do zasady są przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy powoduje przekazanie danych poza EOG, odbywa się ono na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych. Informację o zastosowanej podstawie transferu i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z Administratorem.

9. Okres przechowywania danych

• dane związane z kontem i wykonywaniem umowy – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń;
• dane dotyczące roszczeń związanych z działalnością gospodarczą – co do zasady przez 3 lata, a w pozostałych przypadkach do 6 lat, chyba że przepis szczególny przewiduje inny termin;
• dokumentacja podatkowa i rachunkowa – co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a dłużej, jeśli bieg terminu został zawieszony lub przerwany;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej cofnięcia, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości uzyskania zgody lub obrony przed roszczeniami;
• dane przetwarzane na zlecenie klienta – przez czas świadczenia usługi, a po jej zakończeniu zgodnie z umową powierzenia, poleceniem klienta i obowiązującymi przepisami;
• logi i dane bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy incydentów i obrony przed roszczeniami.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki przewidziane w RODO;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Żądania można przesyłać na adres kontakt@meteoryt.pl.

11. Zautomatyzowane decyzje

Dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały, w tym do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

12. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub zmianą. Zakres zabezpieczeń jest regularnie weryfikowany i dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych oraz aktualnych zagrożeń.

13. Pliki cookies

Serwisy mogą wykorzystywać pliki cookies niezbędne do transmisji danych, logowania, utrzymania sesji, zapewnienia bezpieczeństwa i dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika. Korzystanie z tych plików nie wymaga zgody w zakresie przewidzianym przez art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej.

Analityczne, funkcjonalne i marketingowe pliki cookies, które nie są konieczne, mogą być zapisywane lub odczytywane dopiero po uzyskaniu zgody. Użytkownik może odmówić zgody lub ją wycofać równie łatwo, jak została udzielona, za pomocą ustawień zgód dostępnych w serwisie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

14. Linki zewnętrzne

Serwisy mogą zawierać odnośniki do stron prowadzonych przez inne podmioty. Podmioty te samodzielnie odpowiadają za swoje zasady prywatności i przetwarzanie danych prowadzone po przejściu użytkownika do ich serwisów.

15. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Aktualne sposoby składania skarg są dostępne na stronie UODO.

16. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian prawa, sposobu działania usług lub zakresu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji. O zmianach istotnie wpływających na prawa użytkowników Administrator poinformuje w odpowiedni i widoczny sposób.