Program do prowadzenia korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Program dostępny online – Chmura

Asystent Chmura Książka Korespondencji – poznaj możliwości programu

Asystent Chmura Książka Korespondencji udostępnia online narzędzia do pracy w obszarze „Książka Korespondencji”. Konfiguracja obejmuje: Dane kontaktowe, Książka korespondencji, Historia kontaktów, Akta osobowe oraz 3 kolejne moduły.

Dlaczego warto sprawdzić ten program?

• Centralna baza wszystkich kontaktów firmowych i osobowych
• Walidacja NIP, PESEL, KRS, REGON z automatycznym sprawdzaniem
• Integracja z KSeF i systemem e-Faktur
• System przypominania z cyklicznością i przypisaniem do osób

Zobacz program w działaniu

Widoki pochodzą z modułów dostępnych w tej konfiguracji programu. Kliknij zdjęcie, aby otworzyć je w pełnym rozmiarze.

Jakie problemy pomaga uporządkować?

• Rozproszone informacje dotyczące obszaru „Książka Korespondencji”
• Trudność w szybkim odnalezieniu aktualnych danych i powiązanych dokumentów
• Przełączanie się między osobnymi narzędziami do obsługi: Dane kontaktowe, Książka korespondencji, Historia kontaktów oraz Akta osobowe
• Brak wspólnego widoku danych pochodzących z powiązanych modułów

Najważniejsze możliwości

• Lista partnerów – wyświetlanie listy kontaktów z filtrami i polem wyszukiwania
• Zarządzanie oddziałami – dodawanie i edycja oddziałów firm z danymi adresowymi i kontaktowymi
• Przypomnienia – system przypomnień z cyklicznością, przypisaniem do osoby i statusem email/SMS
• Walidacja NIP – walidacja numeru NIP ze sprawdzaniem duplikatów i integracją z CEIDG
• Generowanie hasła email – generowanie i wysyłanie hasła do panelu klienta przez email
• Tworzenie faktury – generowanie faktury dla wybranego kontrahenta
• Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Automatyczne generowanie symboli z postfiksami (/W, /P)
• Dekretacja – oznaczanie odczytanych i nieodczytanych rekordów
• Tworzenie odpowiedzi na korespondencję
• Powiązanie korespondencji z projektami
• Generowanie faktur na podstawie rekordu korespondencji
• Rejestracja kontaktu w historii
• Status
• Data czynności
• Kierunek (Przychodzące/Wychodzące)
• Tytuł, typ kontaktu
• Produkt/usługa

Co obejmuje Asystent Chmura Książka Korespondencji?

Konfiguracja programu obejmuje: Dane kontaktowe, Książka korespondencji, Historia kontaktów, Akta osobowe, Dokumenty kasowe, Rejestr pism oraz 1 kolejny moduł. Każdy moduł odpowiada za konkretny fragment pracy w obszarze „Książka Korespondencji”.

Jakie czynności wspiera program?

W opisach modułów wskazano między innymi: Lista partnerów – wyświetlanie listy kontaktów z filtrami i polem wyszukiwania, Zarządzanie oddziałami – dodawanie i edycja oddziałów firm z danymi adresowymi i kontaktowymi, Przypomnienia – system przypomnień z cyklicznością, przypisaniem do osoby i statusem email/SMS, Walidacja NIP – walidacja numeru NIP ze sprawdzaniem duplikatów i integracją z CEIDG oraz Generowanie hasła email – generowanie i wysyłanie hasła do panelu klienta przez email. Przed wyborem wersji warto zestawić tę listę z czynnościami wykonywanymi przez zespół na co dzień.

Przykładowy scenariusz sprawdzenia programu

Na prezentację przygotuj jedną rzeczywistą sprawę z typowymi danymi. Sprawdź na niej kolejno: Lista partnerów – wyświetlanie listy kontaktów z filtrami i polem wyszukiwania, Zarządzanie oddziałami – dodawanie i edycja oddziałów firm z danymi adresowymi i kontaktowymi oraz Przypomnienia – system przypomnień z cyklicznością, przypisaniem do osoby i statusem email/SMS. To pozwala ocenić program na konkretnym procesie zamiast na ogólnej liście funkcji.

Zapisz, które etapy wykonuje użytkownik, jakie dane są wymagane i jaki wynik powinien otrzymać. Elementy niewidoczne w standardowej konfiguracji należy ustalić przed zamówieniem.

Dostęp do programu online

Asystent Chmura Książka Korespondencji jest wariantem dostępnym online. Przed uruchomieniem warto ustalić role użytkowników, potrzebne moduły, zakres danych do przeniesienia i sposób rozpoczęcia pracy zespołu.

Kiedy rozważyć inny wariant?

Wariant online może nie pasować do organizacji, która wymaga pracy bez połączenia z Internetem albo utrzymywania całego środowiska wyłącznie lokalnie. W takim przypadku warto porównać go z wersją instalowaną oraz potwierdzić różnice funkcjonalne.

Kto może korzystać z programu?

Na podstawie przeznaczenia modułów główne grupy użytkowników to: Księgowa, Handlowiec, Administrator, Agent ubezpieczeniowy oraz HR. Ostateczny podział dostępu powinien wynikać z obowiązków poszczególnych osób.

Moduły i obszary programu

Rozwiń wybrany moduł, aby sprawdzić jego przeznaczenie i najważniejsze możliwości.

Dane kontaktowe

Moduł Dane kontaktowe jest centralnym systemem zarządzania danymi kontaktowymi kontrahentów, klientów, firm i osób w systemie Asystent. Moduł przechowuje i zarządza pełną bazą kontaktów firmowych oraz osobowych, obejmując dane identyfikacyjne, adresowe, telekomunikacyjne, e-mail oraz NIP, KRS, REGON.

Przeznaczenie: Centralny system zarządzania danymi kontaktowymi firm i osób w systemie Asystent. Używany do przechowywania bazy kontrahentów, klientów, dostawców, agentów ubezpieczeniowych oraz innych podmiotów współpracujących.

Najważniejsze funkcje

• Lista partnerów – wyświetlanie listy kontaktów z filtrami i polem wyszukiwania
• Zarządzanie oddziałami – dodawanie i edycja oddziałów firm z danymi adresowymi i kontaktowymi
• Przypomnienia – system przypomnień z cyklicznością, przypisaniem do osoby i statusem email/SMS
• Walidacja NIP – walidacja numeru NIP ze sprawdzaniem duplikatów i integracją z CEIDG
• Generowanie hasła email – generowanie i wysyłanie hasła do panelu klienta przez email
• Tworzenie faktury – generowanie faktury dla wybranego kontrahenta

Książka korespondencji

Moduł Książka korespondencji stanowi kompleksowe narzędzie do ewidencjonowania, zarządzania i śledzenia korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej w systemie Meteoryt. Moduł umożliwia pełną rejestrację wszystkich wiadomości przychodzących i wychodzących, nadawanie im symboli i numerów dokumentów, oraz śledzenie.

Przeznaczenie: Moduł służy do rejestracji, ewidencjonowania i zarządzania korespondencją przychodzącą i wychodzącą, w tym dekretacji, śledzenia odbioru, tworzenia odpowiedzi, powiązań z projektami i fakturami, wysyłki SMS.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Automatyczne generowanie symboli z postfiksami (/W, /P)
• Dekretacja – oznaczanie odczytanych i nieodczytanych rekordów
• Tworzenie odpowiedzi na korespondencję
• Powiązanie korespondencji z projektami
• Generowanie faktur na podstawie rekordu korespondencji

Historia kontaktów

Moduł Historia kontaktów w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji historii kontaktów z kontrahentami z danymi czynności, kierunkiem, typem, czasem pracy, rozliczeniem i przypomnieniami. Wymaga licencji PRO.

Przeznaczenie: Ewidencja historii kontaktów z kontrahentami z czasem pracy, rozliczeniem, typami i przypomnieniami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja kontaktu w historii
• Status
• Data czynności
• Kierunek (Przychodzące/Wychodzące)
• Tytuł, typ kontaktu
• Produkt/usługa

Akta osobowe

Moduł Akta osobowe w programie Asystent firmy Meteoryt służy do pełnej obsługi akt osobowych pracowników z kartoteką, badaniami lekarskimi, szkoleniami, uprawnieniami, ubezpieczeniami, historią, oddziałami i wnioskami urlopowymi.

Przeznaczenie: Pełna obsługa akt osobowych pracowników z kartoteką, badaniami, szkoleniami, uprawnieniami, ubezpieczeniami, historią i wnioskami urlopowymi.

Najważniejsze funkcje

• Kartoteka osobowa
• Badania lekarskie
• Szkolenia okresowe
• Uprawnienia
• Ubezpieczenia
• Historia

Dokumenty kasowe

Moduł Dokumenty kasowe w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji operacji kasowych i bankowych: dowodów wpłat (KP), wypłat (KW), wpłat bankowych (BP) i wypłat bankowych (BW).

Przeznaczenie: Ewidencja operacji kasowych i bankowych (KP, KW, BP, BW) z kontrolą statusów, walut, kursów, wielu kas i integracją z delegacjami, fakturami i zamówieniami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja dokumentów KP, KW, BP, BW
• Generowanie numeru
• Statusy kas (Nierozliczone, Rozliczone - kolorowane)
• Typ dokumentu: KP, KW, BP, BW
• Dane kontrahenta
• Tytuł płatności

Rejestr pism

Moduł Rejestr pism w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej z pełną kontrolą terminów odpowiedzi, statusów i treści dokumentów. Obsługuje pisma, decyzje i oświadczenia z automatyczną numeracją.

Przeznaczenie: Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej z kontrolą terminów odpowiedzi, statusów, treści i integracją z sprawami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja pism przychodzących i wychodzących
• Automatyczna numeracja
• Data operacji, data wpływu, termin odpowiedzi, data odpowiedzi
• Jednostka organizacyjna
• Typ (Przychodzące/Wychodzące)
• Statusy (statusy pism: Oczekuje, Przygotowane, Zaakceptowane, Anulowane)

Karta pracy

Moduł Karta pracy w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji czasu pracy pracowników z wyszukiwaniem akt osobowych, czynnościami, miejscami i rozliczeniami. Karta pracy posiada imię, nazwisko, data od/do, czas pracy, status rozliczenia, stanowisko, stawka, nr dokumentu, czynność, miejsce, stan, uwagi.

Przeznaczenie: Ewidencja czasu pracy pracowników z wyszukiwaniem akt osobowych, czynnościami i rozliczeniami.

Najważniejsze funkcje

• Karta pracy
• Wyszukiwanie akt osobowych
• Data od/do, czas pracy
• Status rozliczenia
• Stanowisko, stawka
• Nr dokumentu, czynność, miejsce

projekty moduł wspólny

zaplanowane zadania moduł wspólny

Raporty moduł wspólny

dashboard moduł wspólny

Pytania i odpowiedzi

Czy program rejestruje pisma przychodzące i wychodzące?

Tak. Książka korespondencji obejmuje oba kierunki obiegu oraz informacje potrzebne do wyszukiwania dokumentów.

Czy korespondencja ma automatyczną numerację?

Opis modułu obejmuje automatyczne numerowanie i symbolizację dokumentów. Sposób numeracji można omówić podczas konfiguracji.

Czy można powiązać pismo z kontaktem i odpowiedzią?

Program łączy książkę korespondencji z bazą kontaktów i historią kontaktów oraz wspiera przygotowanie odpowiedzi na korespondencję.

Funkcje wspólne dla programów Asystent Chmura

Asystent Chmura to nowoczesne oprogramowanie dla firm, instytucji oraz jednostek sektora publicznego. System działa w przeglądarce internetowej, dlatego nie wymaga instalowania programu na każdym stanowisku ani utrzymywania własnego serwera lokalnego. Użytkownicy mogą pracować z dowolnego miejsca na komputerze, tablecie lub telefonie.

Poniższe funkcje są dostępne wspólnie dla programów z rodziny Asystent Chmura. Ich zakres może zależeć od wybranej wersji, modułu lub dodatkowej integracji.

Elastyczna zmiana wersji programu

Klient może w dowolnym momencie przejść z niższej wersji programu na wersję wyższą po kontakcie z działem sprzedaży Meteoryt. Zmiana na niższy pakiet jest możliwa po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego. Pozwala to dopasować zakres funkcji i koszt abonamentu do aktualnych potrzeb firmy lub instytucji.

Dostęp online i aplikacja mobilna

Asystent Chmura działa w aktualnych wersjach przeglądarek Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opera i Safari. Responsywny interfejs automatycznie dopasowuje się do wielkości ekranu, dzięki czemu program można obsługiwać na komputerach, laptopach, tabletach i smartfonach.

Dostępna jest również aplikacja na urządzenia z systemem Android. Umożliwia wykonywanie zdjęć, skanowanie kodów kreskowych oraz odczytywanie kodów Aztec. Rozwiązanie sprawdza się podczas pracy w terenie, kontroli, przeglądów, serwisu, obsługi magazynu i realizacji zleceń.

Bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe

Połączenie z systemem jest zabezpieczone szyfrowaniem SSL, które chroni dane przesyłane pomiędzy urządzeniem użytkownika a programem. Kopie bezpieczeństwa wykonywane są codziennie i automatycznie po stronie infrastruktury chmurowej.

W wybranych wersjach MAX możliwe jest również pobieranie kopii bazy danych na komputer lokalny oraz odtwarzanie danych. Firma może w ten sposób zachować dodatkową kopię zgodną z własną polityką bezpieczeństwa.

Użytkownicy, uprawnienia i historia zmian

Administrator może tworzyć konta użytkowników, nadawać im uprawnienia oraz dostosowywać widoczność modułów i elementów interfejsu. Możliwe jest ograniczenie dostępu do wybranych danych, funkcji edycji, usuwania rekordów lub określonych części programu.

Raport zmian pozwala sprawdzić, kto i kiedy zmodyfikował dany rekord. Ułatwia to kontrolę pracy użytkowników, analizowanie historii zmian oraz wyjaśnianie ewentualnych pomyłek.

Wyszukiwanie i organizacja danych

Każdy moduł wyposażony jest w funkcje wyszukiwania, filtrowania i sortowania danych. Użytkownicy mogą korzystać z wyszukiwarki zaawansowanej, definiować pola wymagane oraz szybko odnajdywać potrzebne rekordy.

W Panelu Menu dostępna jest dodatkowa wyszukiwarka modułów, która przyspiesza przechodzenie do wybranych funkcji programu. Rekordy można porządkować w kategoriach, a do wybranych modułów dodawać zdjęcia, galerie i załączniki w dowolnym formacie.

Ewidencja czasu pracy i raporty

Wszystkie wersje programów Asystent Chmura umożliwiają prowadzenie ewidencji czasu pracy. Funkcja może służyć do rejestrowania czasu realizacji zadań, projektów, zleceń lub pracy poszczególnych użytkowników.

Dla wybranych modułów dostępne są raporty i statystyki wspierające analizę danych, sprzedaży, kosztów, aktywności, dokumentów lub postępu realizowanych prac.

Funkcja „Pokaż na mapie”

Funkcja „Pokaż na mapie” umożliwia prezentowanie lokalizacji zapisanych rekordów i sprawniejsze planowanie tras. Może być wykorzystywana podczas kontroli terenowych, przeglądów maszyn, wizyt u klientów, obsługi obiektów, realizacji projektów i zadań serwisowych.

Wyświetlenie punktów na mapie pomaga ograniczyć liczbę przejazdów, lepiej zaplanować kolejność wizyt i poprawić organizację pracy zespołów terenowych.

Płatności online i komunikacja z klientami

Programy chmurowe z modułem sprzedaży mogą obsługiwać płatności online Autopay, przelewy z wielu banków oraz BLIK. Rozwiązanie przyspiesza rozliczenia i ułatwia klientom opłacanie dokumentów oraz zamówień.

System może zostać zintegrowany z wysyłką pojedynczych i masowych wiadomości SMS. Możliwe jest również skonfigurowanie własnego adresu e-mail do wysyłania dokumentów, powiadomień i informacji bezpośrednio z programu.

Dokumenty i numeracja

Asystent Chmura umożliwia konfigurację numerów dokumentów w układzie miesięcznym, rocznym lub ciągłym. Dzięki temu numeracja może zostać dostosowana do zasad obowiązujących w danej firmie lub instytucji.

Do rekordów można dodawać dokumenty PDF, arkusze, skany, zdjęcia, instrukcje, umowy i inne załączniki. Najważniejsze materiały są przechowywane bezpośrednio przy odpowiednim kliencie, zleceniu, urządzeniu lub dokumencie.

Integracje i rozbudowa systemu

Program można rozbudować o Panel Klienta lub Panel Użytkownika oraz połączyć z własną stroną internetową lub systemem Asystent Online.

Jako opcje dodatkowe dostępne są integracje z DPD, Furgonetką, BaseLinkerem i WooCommerce. Możliwe jest także przygotowanie API oraz integracji z zewnętrznymi dostawcami i systemami, między innymi Gordon, Auto Partner, Inter Cars, Motorol i Scanye.

Migracja z programu Asystent dla Windows

Baza danych z programu Asystent dla Windows może zostać przeniesiona do Asystent Chmura przez technika firmy Meteoryt. Usługa migracji jest rozliczana według czasu pracy technika, standardowo jako jedna godzina robocza, zależnie od wielkości i stanu bazy.

Asystent Chmura łączy dostęp online, bezpieczeństwo danych, mobilność, automatyczne kopie zapasowe i możliwość integracji z innymi systemami. Dzięki temu może być stopniowo rozwijany wraz z potrzebami firmy lub instytucji.

Odtwórz film

Z naszego systemu korzystają już tysiące firm.Sprawdź nasze opinie na Google Firma!