Program do obsługi zgłoszeń ticket-owych

Program dostępny online – Chmura

Asystent Chmura Obieg Dokumentacji – poznaj możliwości programu

Asystent Chmura Obieg Dokumentacji udostępnia online narzędzia do pracy w obszarze „Obieg Dokumentacji”. Konfiguracja obejmuje: Książka korespondencji, Historia kontaktów, dane kontaktowe urzad, Rejestr ekspertyz i opinii prawnych oraz 6 kolejnych modułów.

Dlaczego warto sprawdzić ten program?

• Pełna ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Automatyczne numerowanie i symbolizacja dokumentów
• Szybkie tworzenie odpowiedzi na korespondencję
• Śledzenie kto odczytał korespondencję

Zobacz program w działaniu

Widoki pochodzą z modułów dostępnych w tej konfiguracji programu. Kliknij zdjęcie, aby otworzyć je w pełnym rozmiarze.

Jakie problemy pomaga uporządkować?

• Rozproszone informacje dotyczące obszaru „Obieg Dokumentacji”
• Trudność w szybkim odnalezieniu aktualnych danych i powiązanych dokumentów
• Przełączanie się między osobnymi narzędziami do obsługi: Książka korespondencji, Historia kontaktów, dane kontaktowe urzad oraz Rejestr ekspertyz i opinii prawnych
• Brak wspólnego widoku danych pochodzących z powiązanych modułów

Najważniejsze możliwości

• Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Automatyczne generowanie symboli z postfiksami (/W, /P)
• Dekretacja – oznaczanie odczytanych i nieodczytanych rekordów
• Tworzenie odpowiedzi na korespondencję
• Powiązanie korespondencji z projektami
• Generowanie faktur na podstawie rekordu korespondencji
• Rejestracja kontaktu w historii
• Status
• Data czynności
• Kierunek (Przychodzące/Wychodzące)
• Tytuł, typ kontaktu
• Produkt/usługa
• Gromadzenie danych kontaktowych instytucji publicznych
• Zarządzanie danymi podstawowymi (nazwa, adres, NIP, REGON, KRS)
• Obsługa adresów korespondencyjnych z kopiowaniem danych
• Filtrowanie po rodzaju (Kontrahent/Osoba prywatna)
• Zarządzanie opiekunami rekordów
• Historia kontaktów z instytucjami

Co obejmuje Asystent Chmura Obieg Dokumentacji?

Konfiguracja programu obejmuje: Książka korespondencji, Historia kontaktów, dane kontaktowe urzad, Rejestr ekspertyz i opinii prawnych, Rejestr decyzji, Rejestr wniosków oraz 4 kolejnych modułów. Każdy moduł odpowiada za konkretny fragment pracy w obszarze „Obieg Dokumentacji”.

Jakie czynności wspiera program?

W opisach modułów wskazano między innymi: Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, Automatyczne generowanie symboli z postfiksami (/W, /P), Dekretacja – oznaczanie odczytanych i nieodczytanych rekordów, Tworzenie odpowiedzi na korespondencję oraz Powiązanie korespondencji z projektami. Przed wyborem wersji warto zestawić tę listę z czynnościami wykonywanymi przez zespół na co dzień.

Przykładowy scenariusz sprawdzenia programu

Na prezentację przygotuj jedną rzeczywistą sprawę z typowymi danymi. Sprawdź na niej kolejno: Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, Automatyczne generowanie symboli z postfiksami (/W, /P) oraz Dekretacja – oznaczanie odczytanych i nieodczytanych rekordów. To pozwala ocenić program na konkretnym procesie zamiast na ogólnej liście funkcji.

Zapisz, które etapy wykonuje użytkownik, jakie dane są wymagane i jaki wynik powinien otrzymać. Elementy niewidoczne w standardowej konfiguracji należy ustalić przed zamówieniem.

Dostęp do programu online

Asystent Chmura Obieg Dokumentacji jest wariantem dostępnym online. Przed uruchomieniem warto ustalić role użytkowników, potrzebne moduły, zakres danych do przeniesienia i sposób rozpoczęcia pracy zespołu.

Kiedy rozważyć inny wariant?

Wariant online może nie pasować do organizacji, która wymaga pracy bez połączenia z Internetem albo utrzymywania całego środowiska wyłącznie lokalnie. W takim przypadku warto porównać go z wersją instalowaną oraz potwierdzić różnice funkcjonalne.

Kto może korzystać z programu?

Na podstawie przeznaczenia modułów główne grupy użytkowników to: Administratorzy systemu, Użytkownicy biurowi, Opiekunowie projektów, Pracownicy działu korespondencji oraz Osoby zarządzające oddziałami. Ostateczny podział dostępu powinien wynikać z obowiązków poszczególnych osób.

Moduły i obszary programu

Rozwiń wybrany moduł, aby sprawdzić jego przeznaczenie i najważniejsze możliwości.

Książka korespondencji

Moduł Książka korespondencji stanowi kompleksowe narzędzie do ewidencjonowania, zarządzania i śledzenia korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej w systemie Meteoryt. Moduł umożliwia pełną rejestrację wszystkich wiadomości przychodzących i wychodzących, nadawanie im symboli i numerów dokumentów, oraz śledzenie.

Przeznaczenie: Moduł służy do rejestracji, ewidencjonowania i zarządzania korespondencją przychodzącą i wychodzącą, w tym dekretacji, śledzenia odbioru, tworzenia odpowiedzi, powiązań z projektami i fakturami, wysyłki SMS.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Automatyczne generowanie symboli z postfiksami (/W, /P)
• Dekretacja – oznaczanie odczytanych i nieodczytanych rekordów
• Tworzenie odpowiedzi na korespondencję
• Powiązanie korespondencji z projektami
• Generowanie faktur na podstawie rekordu korespondencji

Historia kontaktów

Moduł Historia kontaktów w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji historii kontaktów z kontrahentami z danymi czynności, kierunkiem, typem, czasem pracy, rozliczeniem i przypomnieniami. Wymaga licencji PRO.

Przeznaczenie: Ewidencja historii kontaktów z kontrahentami z czasem pracy, rozliczeniem, typami i przypomnieniami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja kontaktu w historii
• Status
• Data czynności
• Kierunek (Przychodzące/Wychodzące)
• Tytuł, typ kontaktu
• Produkt/usługa

dane kontaktowe urzad

Moduł dane kontaktowe urzad stanowi element systemu klasy CRM przeznaczonego do zarządzania danymi kontaktowymi instytucji publicznych oraz urzędów. Jest to rozszerzenie ogólnego modułu danych kontaktowych, dostosowane specjalnie do potrzeb pracy z podmiotami publicznymi.

Przeznaczenie: Moduł przeznaczony jest do zarządzania danymi kontaktowymi instytucji publicznych, prowadzenia bazy kontaktowej podmiotów publicznych, obsługi korespondencji z urzędami, śledzenia historii kontaktów z instytucjami.

Najważniejsze funkcje

• Gromadzenie danych kontaktowych instytucji publicznych
• Zarządzanie danymi podstawowymi (nazwa, adres, NIP, REGON, KRS)
• Obsługa adresów korespondencyjnych z kopiowaniem danych
• Filtrowanie po rodzaju (Kontrahent/Osoba prywatna)
• Zarządzanie opiekunami rekordów
• Historia kontaktów z instytucjami

Rejestr ekspertyz i opinii prawnych

Moduł Rejestr ekspertyz i opinii prawnych służy do zarządzania ekspertyzami i opiniami prawnymi w systemie. Pozwala na rejestrowanie, przechowywanie i organizowanie wszystkich dokumentów prawnych takich jak ekspertyzy, opinie prawne oraz analizy prawnicze.

Przeznaczenie: Moduł przeznaczony jest do rejestracji i ewidencji ekspertyz oraz opinii prawnych, służący prawnikom, radcom prawnym i pracownikom działu prawnego do prowadzenia bazy wiedzy prawnej oraz zarządzania ekspertyzami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja ekspertyz i opinii prawnych
• Automatyczne generowanie numerów seryjnych ekspertyz (wzór: #L/#M/#Y#/OP)
• Przypisywanie ekspertyz do konkretnych spraw
• Śledzenie użytkowników dodających i modyfikujących rekordy
• Udzielanie statusów widoczności (Widoczny/Ukryty)
• Przypisywanie opiekuna do ekspertyzy

Rejestr decyzji

Rejestr decyzji służy do ewidencjonowania decyzji przychodzących i wychodzących. Każdy dokument może otrzymać automatyczny numer, datę dokumentu, wydania, ważności i wysłania, status, typ oraz opis przedmiotu. Lista pozwala wyszukiwać decyzje według numeru, przedmiotu, osoby lub firmy i adresu.

Przeznaczenie: Ewidencja, przygotowanie, kontrola terminów i drukowanie decyzji przychodzących oraz wychodzących.

Najważniejsze funkcje

• Rejestr decyzji przychodzących i wychodzących
• Automatyczna numeracja dokumentów
• Obsługa statusów i typów decyzji
• Kontrola daty ważności i wysłania
• Pobieranie danych kontrahenta
• Duplikowanie decyzji

Rejestr wniosków

Moduł Rejestr wniosków w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji wniosków obywatelskich z kontrolą terminów odpowiedzi, opłat, statusów i integracją z decyzjami i sprawami. Obsługuje wnioski przychodzące i wychodzące z automatyczną numeracją.

Przeznaczenie: Ewidencja wniosków obywatelskich z kontrolą terminów, opłat, statusów i integracją z decyzjami, sprawami i wypowiedziami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja wniosku
• Automatyczna numeracja
• Przedmiot wniosku
• Data operacji, data wpływu, termin odpowiedzi, data odpowiedzi
• Jednostka organizacyjna
• Dane wnioskodawcy z PESEL

Rejestr spraw

Moduł Rejestr spraw w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji spraw urzędowych z znakami JRWA, statusami, datami wszczęcia/zakończenia, przypisanymi pracownikami i powiązaniami z wnioskami, umowami, zamówieniami i oświadczeniami.

Przeznaczenie: Ewidencja spraw urzędowych z znakami JRWA, statusami, pracownikami i powiązaniami z wnioskami, umowami, zamówieniami i oświadczeniami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja sprawy
• Znak sprawy JRWA
• Automatyczna numeracja
• Statusy (statusy rejspr: Nowa/W realizacji/Oczekuje/Zrealizowana/Anulowana)
• Data dokumentu, data wszczęcia, data ostatecznego załatwienia
• Pracownicy: wszczynający i wykonujący

Rejestr umów

Rejestr umów jest rozbudowanym modułem ewidencji umów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych. Formularz przechowuje numer, typ, charakter, status, daty zawarcia, obowiązywania i wypowiedzenia, dane stron, opiekuna, wystawiającego, treść, wartości finansowe i informacje o realizacji.

Przeznaczenie: Kompleksowa ewidencja i obsługa cyklu życia umów, aneksów, stron, realizacji, rozliczeń i dokumentów powiązanych.

Najważniejsze funkcje

• Rejestr umów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych
• Obsługa aneksów
• Pozycje umowy
• Zmiana opiekuna
• Kontrola uprawnień (MAX)
• Integracja CRU

Rejestr pism

Moduł Rejestr pism w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej z pełną kontrolą terminów odpowiedzi, statusów i treści dokumentów. Obsługuje pisma, decyzje i oświadczenia z automatyczną numeracją.

Przeznaczenie: Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej z kontrolą terminów odpowiedzi, statusów, treści i integracją z sprawami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja pism przychodzących i wychodzących
• Automatyczna numeracja
• Data operacji, data wpływu, termin odpowiedzi, data odpowiedzi
• Jednostka organizacyjna
• Typ (Przychodzące/Wychodzące)
• Statusy (statusy pism: Oczekuje, Przygotowane, Zaakceptowane, Anulowane)

Rejestr skarg i wniosków

Moduł Rejestr skarg i wniosków w programie Asystent firmy Meteoryt służy do ewidencji skarg i wniosków od obywateli z kontrolą terminów odpowiedzi i integracją ze sprawami i decyzjami.

Przeznaczenie: Ewidencja skarg i wniosków obywatelskich z kontrolą terminów, treści i integracją ze sprawami i decyzjami.

Najważniejsze funkcje

• Rejestracja skargi/wniosku
• Automatyczna numeracja
• Data operacji, data wpływu, termin odpowiedzi, data odpowiedzi
• Jednostka organizacyjna
• Dane zgłaszającego
• Treść zgłoszenia

projekty moduł wspólny

zaplanowane zadania moduł wspólny

Raporty moduł wspólny

dashboard moduł wspólny

Pytania i odpowiedzi

Do czego służy Asystent Chmura Obieg Dokumentacji?

Asystent Chmura Obieg Dokumentacji wspiera pracę w obszarze „Obieg Dokumentacji”. Łączy moduły takie jak Książka korespondencji, Historia kontaktów, dane kontaktowe urzad, Rejestr ekspertyz i opinii prawnych, Rejestr decyzji, Rejestr wniosków oraz 4 kolejnych modułów.

Jakie moduły zawiera Asystent Chmura Obieg Dokumentacji?

W opisanej konfiguracji znajdują się: Książka korespondencji, Historia kontaktów, dane kontaktowe urzad, Rejestr ekspertyz i opinii prawnych, Rejestr decyzji, Rejestr wniosków oraz 4 kolejnych modułów. Zakres dostępny w konkretnej licencji należy potwierdzić przed zamówieniem.

Czy program działa przez internet?

Tak. To wariant dostępny online. Szczegóły dostępu, wymagania przeglądarki i zakres usługi należy potwierdzić dla wybranej oferty.

Jakie funkcje warto sprawdzić podczas prezentacji?

Dla tej konfiguracji warto zobaczyć w praktyce: Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, Automatyczne generowanie symboli z postfiksami (/W, /P), Dekretacja – oznaczanie odczytanych i nieodczytanych rekordów oraz Tworzenie odpowiedzi na korespondencję. Najlepszym testem jest przejście przez rzeczywisty przykład z danymi używanymi w firmie.

Co należy potwierdzić przed wyborem programu?

W danych źródłowych występują informacje dotyczące takich obszarów jak: automatyzacja, obietnica pełnego zakresu oraz zgodność lub integracja z systemem zewnętrznym. Przed zamówieniem należy potwierdzić aktualny zakres funkcji, wariant licencji, wymagania techniczne, integracje i zasady wdrożenia. Opis ma charakter informacyjny i nie zastępuje aktualnej oferty.

Funkcje wspólne dla programów Asystent Chmura

Asystent Chmura to nowoczesne oprogramowanie dla firm, instytucji oraz jednostek sektora publicznego. System działa w przeglądarce internetowej, dlatego nie wymaga instalowania programu na każdym stanowisku ani utrzymywania własnego serwera lokalnego. Użytkownicy mogą pracować z dowolnego miejsca na komputerze, tablecie lub telefonie.

Poniższe funkcje są dostępne wspólnie dla programów z rodziny Asystent Chmura. Ich zakres może zależeć od wybranej wersji, modułu lub dodatkowej integracji.

Elastyczna zmiana wersji programu

Klient może w dowolnym momencie przejść z niższej wersji programu na wersję wyższą po kontakcie z działem sprzedaży Meteoryt. Zmiana na niższy pakiet jest możliwa po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego. Pozwala to dopasować zakres funkcji i koszt abonamentu do aktualnych potrzeb firmy lub instytucji.

Dostęp online i aplikacja mobilna

Asystent Chmura działa w aktualnych wersjach przeglądarek Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Opera i Safari. Responsywny interfejs automatycznie dopasowuje się do wielkości ekranu, dzięki czemu program można obsługiwać na komputerach, laptopach, tabletach i smartfonach.

Dostępna jest również aplikacja na urządzenia z systemem Android. Umożliwia wykonywanie zdjęć, skanowanie kodów kreskowych oraz odczytywanie kodów Aztec. Rozwiązanie sprawdza się podczas pracy w terenie, kontroli, przeglądów, serwisu, obsługi magazynu i realizacji zleceń.

Bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe

Połączenie z systemem jest zabezpieczone szyfrowaniem SSL, które chroni dane przesyłane pomiędzy urządzeniem użytkownika a programem. Kopie bezpieczeństwa wykonywane są codziennie i automatycznie po stronie infrastruktury chmurowej.

W wybranych wersjach MAX możliwe jest również pobieranie kopii bazy danych na komputer lokalny oraz odtwarzanie danych. Firma może w ten sposób zachować dodatkową kopię zgodną z własną polityką bezpieczeństwa.

Użytkownicy, uprawnienia i historia zmian

Administrator może tworzyć konta użytkowników, nadawać im uprawnienia oraz dostosowywać widoczność modułów i elementów interfejsu. Możliwe jest ograniczenie dostępu do wybranych danych, funkcji edycji, usuwania rekordów lub określonych części programu.

Raport zmian pozwala sprawdzić, kto i kiedy zmodyfikował dany rekord. Ułatwia to kontrolę pracy użytkowników, analizowanie historii zmian oraz wyjaśnianie ewentualnych pomyłek.

Wyszukiwanie i organizacja danych

Każdy moduł wyposażony jest w funkcje wyszukiwania, filtrowania i sortowania danych. Użytkownicy mogą korzystać z wyszukiwarki zaawansowanej, definiować pola wymagane oraz szybko odnajdywać potrzebne rekordy.

W Panelu Menu dostępna jest dodatkowa wyszukiwarka modułów, która przyspiesza przechodzenie do wybranych funkcji programu. Rekordy można porządkować w kategoriach, a do wybranych modułów dodawać zdjęcia, galerie i załączniki w dowolnym formacie.

Ewidencja czasu pracy i raporty

Wszystkie wersje programów Asystent Chmura umożliwiają prowadzenie ewidencji czasu pracy. Funkcja może służyć do rejestrowania czasu realizacji zadań, projektów, zleceń lub pracy poszczególnych użytkowników.

Dla wybranych modułów dostępne są raporty i statystyki wspierające analizę danych, sprzedaży, kosztów, aktywności, dokumentów lub postępu realizowanych prac.

Funkcja „Pokaż na mapie”

Funkcja „Pokaż na mapie” umożliwia prezentowanie lokalizacji zapisanych rekordów i sprawniejsze planowanie tras. Może być wykorzystywana podczas kontroli terenowych, przeglądów maszyn, wizyt u klientów, obsługi obiektów, realizacji projektów i zadań serwisowych.

Wyświetlenie punktów na mapie pomaga ograniczyć liczbę przejazdów, lepiej zaplanować kolejność wizyt i poprawić organizację pracy zespołów terenowych.

Płatności online i komunikacja z klientami

Programy chmurowe z modułem sprzedaży mogą obsługiwać płatności online Autopay, przelewy z wielu banków oraz BLIK. Rozwiązanie przyspiesza rozliczenia i ułatwia klientom opłacanie dokumentów oraz zamówień.

System może zostać zintegrowany z wysyłką pojedynczych i masowych wiadomości SMS. Możliwe jest również skonfigurowanie własnego adresu e-mail do wysyłania dokumentów, powiadomień i informacji bezpośrednio z programu.

Dokumenty i numeracja

Asystent Chmura umożliwia konfigurację numerów dokumentów w układzie miesięcznym, rocznym lub ciągłym. Dzięki temu numeracja może zostać dostosowana do zasad obowiązujących w danej firmie lub instytucji.

Do rekordów można dodawać dokumenty PDF, arkusze, skany, zdjęcia, instrukcje, umowy i inne załączniki. Najważniejsze materiały są przechowywane bezpośrednio przy odpowiednim kliencie, zleceniu, urządzeniu lub dokumencie.

Integracje i rozbudowa systemu

Program można rozbudować o Panel Klienta lub Panel Użytkownika oraz połączyć z własną stroną internetową lub systemem Asystent Online.

Jako opcje dodatkowe dostępne są integracje z DPD, Furgonetką, BaseLinkerem i WooCommerce. Możliwe jest także przygotowanie API oraz integracji z zewnętrznymi dostawcami i systemami, między innymi Gordon, Auto Partner, Inter Cars, Motorol i Scanye.

Migracja z programu Asystent dla Windows

Baza danych z programu Asystent dla Windows może zostać przeniesiona do Asystent Chmura przez technika firmy Meteoryt. Usługa migracji jest rozliczana według czasu pracy technika, standardowo jako jedna godzina robocza, zależnie od wielkości i stanu bazy.

Asystent Chmura łączy dostęp online, bezpieczeństwo danych, mobilność, automatyczne kopie zapasowe i możliwość integracji z innymi systemami. Dzięki temu może być stopniowo rozwijany wraz z potrzebami firmy lub instytucji.

Odtwórz film

Z naszego systemu korzystają już tysiące firm.Sprawdź nasze opinie na Google Firma!